Tugas 2
Kelompok : 3 ( Materi
Bab VI – VIII )
Materi Bab VI :
Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis
6.1. Proses Penyusunan
Pesan
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah
dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan
pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan
bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar
dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan
tersebut meliputi :
a.Penentuan tujuan
b.Analisis audiens
c.Penentuan ide pokok
d.Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan
tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
1. Mengorganisasikan pesan
2. Memformulasikan pesan
3.RevisiPesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
1. Menyunting pesan
2. Menulis ulang
3. Memproduksi pesan
4. Mencetak pesan
6.2. Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga
danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap
pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang
pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di
tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan
orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi
bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik
dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
6.3. Analisis Audience
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens
dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya
memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih
mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga,
reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa
diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis
yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang
ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka
pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap
suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima .
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan
bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu
memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa
pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis.
Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan
pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan
format yang menarik.
6.4. Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme)
yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai
melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan
topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas.
Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan
isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming Brainstorming
adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa
untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan,
audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat
digunakan:
1. Storyteller’s Tour Hidupkan tape recorder, dan
telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin
utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti,
dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random List Tulis segala sesuatu yang ada dalam
pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide
tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang
penting dan yang tidak penting.
3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR)
Worksheet Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah
suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan
diberikan.
4. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik
memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban
terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam
pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question and Answer Chain Pendekatan yang paling
baik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta
petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem
senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya
untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah
berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau
relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai
keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.
6.5. Seleksi Saluran Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang
ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan
tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan
atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak
di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua
orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam
berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata
dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada
sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang
tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.Komunikasi Lisan :
1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..
2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
3. Anda tidak memerlukan catatan permanan
4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau
ekonomis.
5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan
perencanaan yang hati-hati.
3. Anda memerlukan catatan permanen.
4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.
5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar,
konferensi)
2. Telepon, voice mail
3. Radio, televisi, Computer
4. Pita audio dan video
5. Teleconference
6. Video conference
Media pada saluran tertulis :
1.Surat, memo, laporan, proposal
2. Elektronik mail / email
3. Telepon (sms)
4. Computer
5. Faks
6. Telegram
7. Pos biasa dan khusus
Materi Bab VII :
Pengorganisasian Dan Revisi Pesan – Pesan Bisnis
7.1. Pengorganisasian Melalui Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan
ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus
dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi
tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur.
Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan
benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik
menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus
dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks
materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat
diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan
membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator
dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif.
Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator
mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan
memehami pola piker komunikator.
Susunan suatu outline secara
garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan
membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok
tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang
diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar,
mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik
awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok
pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting
lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun
outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline
yang dibuat.
2. Menentukan urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai
mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan
urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua
pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
a. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering
disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul
paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga dengan
istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat
diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang
(laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan
digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan
yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience
mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang
akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik
digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience
positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience
negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu
pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional
yang paling cocok diantara bebagai model berikut :
a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan
adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat
bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru
dan anda berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti
karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat membuat
surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau
memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct
request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada poin yang
dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan informasi
rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan menjadi
netral sikapnya terhadap pesan yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi
berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan
harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan diterima
dengan senang hati oleh para audience. Dari penjelasan tersebut dapat
disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih cocok
digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif
c. Pesan-pesan bad news
Jika materi yang diumumkan
berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran, penolakan
kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya akan
kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu,npendekatan yang dapat
diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang
kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian
pertengahan surat, dan gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan persuasif
Bila audience benar-benar
sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan-pesan
persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan.
Untuk melakukan penagihan pinjaman yang digunakan adalah persuasi. Komunikator
perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat
memahami fakta yang ada
7.2. Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis
kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti
adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk
mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang
baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah
dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan
penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya
maksud dari pesan-pesan bisnis.
7.3. Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal,
yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam
setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam
predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan
merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya
berupa kata benda.
1. Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek
dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan
objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak
memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf,
pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif
dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara
mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang
dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan
maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c). Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan
tertentu.
d). Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima
pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e). Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang
dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang.
Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang
utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai
penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
4. Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis
yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan
kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr
memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap
membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan
akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih
ringkas, mantap dan kuat.
Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca,
pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan
pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual
atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi
menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain
agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan
lain-lain.
Materi Bab VIII :
Perencanaan Laporan Bisnis
8.1. Pengertian Dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu
laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas,
dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan
objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi
dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga
kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai
keperluan, antara lain:
1.
Untuk memonitor
dan mengendalikan operasional perusahaan.
2.
Untuk membantu
mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan.
3.
Untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
4.
Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal.
5.
Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
6.
Untuk memperoleh
sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai
berikut.
1.
Menurut
fungsinya.
·
Laporan
informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan
rekomendasi.
·
Laporan Analisis
adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan,
kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
2.
Menurut
subyeknya
·
Suatu laporan
dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu diperoleh.
Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.
3.
Menurut
Formalitasnya.
·
Laporan dapat
dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala
atau khusus.
·
Laporan menurut
keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta,
dan laporan public.
4.
Menurut
keasliannya
·
Laporan Otoritas
: laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
·
Laporan sukarela
: inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
·
Laporan swasta :
laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
·
Laporan public :
disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
5.
Menurut
frekuensinya
·
Terdiri dari
laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
·
Laporan Khusus :
laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam
perusahaan.
6.
Menurut jenisnya
·
Suatu laporan
dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi
laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering
disebut dengan laporan panjang.
·
Laporan surat
merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat.
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi,
baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan
informal.
7.
Menurut Kegiatan
Projek
·
Dalam melakukan
suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan
perkembangan, dan laporan akhir.
8.
Menurut
pelaksanaan Pertemuan
·
Agenda : suatu
dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas
jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan
membantu peserta dalam persiapan.
·
Resolusi
merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
·
Notulen adalah
laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua
hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan
berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
8.2. Bagian Pokok Dan Laporan Bisnis
1.
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang
perlu dipertimbangkan, yakni:
1.
Pemberi
Kuasa, adalah individu/organisasi
yang meminta laporan;
2.
Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis;
3.
Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
4.
Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
5.
Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
6.
Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
7.
Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam
penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
8.
Latar
Belakang, jika pembaca dianggap perlu
mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang
harus disampaikan;
9.
Definisi
Istilah, jika kita menggunakan istilah
yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca
definisi yang kita maksudkan.
10.
Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun
data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi
satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam
laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode
sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2.
Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam
bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.
Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan
laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta
yang penting dan relevan.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan
untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh
karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman,
sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal
yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
1.
Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat
dan kerugian;
2.
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang
dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
3.
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan
pada kesimpulan yang telah dibuat;
4.
Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung
jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
8.3. Pengorganisasian Isi Dalam Laporan
Bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi
laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak
langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika
pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
·
Eksekutif
yang sibuk,
·
Lebih suka untuk
menentukan sesuatu dengan segera,
·
Ingin mengetahui
‘berita baik’ atau informasi netral
·
Ingin
menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
·
Kesimpulan dan
rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
·
Ingin mengetahui
pendangan penulis laporan dengan segera
·
Lebih menyukai
laporan yang disusun dengan cara deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta
yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan
dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca
kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
·
Ingin mengetahui
penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan
rekomendasinya,
·
Ingin mengetahui
kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
·
Merasa kesimpulannya
tidak bias dan dapat menerimanya
·
Perlu membaca
keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
·
Lebih menyukai
laporan yang disusun dengan cara induksi
8.4. Penulisan Laporan Singkat
1. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung
yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat
itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal,
antara lain
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
2. Perencanaan Laporan Singkat
1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan
panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan
sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan
dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka
inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format
laporan diantara empat pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi
laporan yang kosong.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada,
dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu
pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih
benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.
3. Penentuan Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data
yang dieliminasi.
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct
order atau indirect order.
3. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan?
Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan,
kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut
argument yang logis,
4. Pengorganisasian Laporan Singkat
1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu
dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu
khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat,
sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat
menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang
terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya
adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan
sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila
perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas
tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode
yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa
yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan
ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap
informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara
kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan
terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu
organisasi.
a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan
persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek
tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien
dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau
pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan
langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan
pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
8.5. Membuat Laporan Bisnis Yang Baik
1. Akurat
Hal pertama yang perlu
diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan
suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan
terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi
secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga
pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat,
memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal
ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Daftar Pustaka
http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html
Nama Kelompok :
Alfrian Setianto (10214831)
Andre Rizky S (1C214778)
Arihadi Azhaz Aziz (11214619)
Guruh Permadi (14214632)
Ilman Muhamad Fadillah (15214203)
Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
